05.01.02.10 (Baden-Württemberg) Durchführen von Sekretariats-/Assistenzaufgaben (Sekretär/-in 2)

EA

Informationsverarbeitung/

Erledigen von Schreibarbeiten

Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z. B. Erstellen von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Vorträge nach Stichworten). Schreiben von Berichten (teilweise in einer Fremdsprache, i.d.R. Englisch) nach Vorlagen (z. B. Stichworten, Stenogramm), fehlende Informationen einholen und ergänzen. Schriftgut unterschriftsreif vorlegen.

Planen und Überwachen von Terminen

Besuchstermine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen. Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland organisieren und abrechnen. Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen.

Erteilen von Auskünften

Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen. Bearbeitung von Anfragen veranlassen.

Ausführen von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebiets administrativ mitwirken und mit internen und externen Stellen zusammenarbeiten. Einfache Fachauskünfte erteilen. Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente. Für besondere Arbeitsgebiete (z. B. Projekte) Ablage einrichten, abzulegende Dokumente klassifizieren und ablegen. Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen.

Steuern des Postdurchlaufs

Eingangspost sichten, inhaltliche und zeitliche Prioritäten zur Bearbeitung festlegen. Vorabinformationen an die Betroffenen geben. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandfertigmachen der Post, ggf. Einholen von Unterschriften.

BBG

	Stufe	Punkte
Wissen und Können A Anlernen	-	-
B Ausbildung Die Ausführung der Assistenz- und Verwaltungsaufgaben sowie die Informationsverarbeitung unter Verwendung entsprechender Informations- und Kommunikationstechniken erfordern eine 3-jährige Berufsausbildung, i.d.R. als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation.	B2	13
E Erfahrung Umfassende Kenntnisse der Gesamtorganisation des Unternehmens, der Funktionen der Abteilungen und Bereiche und deren Zusammenwirken sowie über die Abwicklung von Geschäftsvorgängen des eigenen Geschäftsbereiches erfordern eine 2- bis 3-jährige Erfahrung.	E3	5
D Denken	Die Erfassung der Geschäftsvorgänge sowie das Erstellen von Unterlagen nachVorlagen und Stichworten unter Beachtung fachspezifischer Informationen entsprechen einer schwierigen Erfassung und Verarbeitung von Informationen. D3	5
H Handlungsspielraum / Verantwortung	Die Organisation des Sekretariats und die Wahrnehmung der Assistenzaufgaben erfordern Handlungsspielraum bei Teilaufgaben. H3	5
K Kommunikation Die Planung und Abstimmung von Terminen sowie die Organisation von Besuchsprogrammen und Reisen im In- und Ausland, das Erteilen von Auskünften im Rahmen der Geschäftsvorgänge und die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen im Rahmen der Assistenzfunktionen erfordern Abstimmungen unter häufig wechselnden Voraussetzungen.	K3	5
F Mitarbeiterführung	Keine - Summe Punkte	- 33